O risco em usar links públicos para compartilhar dashboards Power BI

Compartilhar um dashboard por meio de um link parece ser a forma mais simples de levar informações para clientes, parceiros ou colaboradores.

No Power BI, porém, existe uma diferença importante entre compartilhar um relatório com usuários autorizados e utilizar o recurso Publicar na Web.

O Publicar na Web gera um endereço público que pode ser acessado sem autenticação. Isso significa que qualquer pessoa que encontre ou receba o link poderá visualizar o conteúdo publicado.

Em relatórios com dados corporativos, financeiros, comerciais, operacionais ou pessoais, essa facilidade pode se transformar em um risco relevante de segurança.

Ponto principal: um link público do Power BI não deve ser tratado como um link privado. Ele foi criado para conteúdos que podem ser disponibilizados abertamente na internet.

O que é o recurso Publicar na Web do Power BI?

O recurso Publicar na Web permite gerar um link ou código de incorporação para apresentar um relatório em sites, blogs, páginas públicas, mensagens ou redes sociais.

A principal característica dessa opção é que o usuário não precisa realizar login para visualizar o relatório.

Isso pode ser útil em situações como:

• divulgação de indicadores públicos;
• dados abertos;
• pesquisas de interesse geral;
• informações institucionais sem restrição;
• relatórios destinados à população;
• estatísticas que já são públicas por natureza.

Entretanto, a própria Microsoft alerta que qualquer pessoa na internet pode visualizar o relatório publicado, inclusive dados detalhados que compõem o modelo. Por esse motivo, a documentação recomenda não utilizar o recurso para informações confidenciais ou proprietárias.

Consulte a documentação oficial em Publicar na Web a partir do Power BI.

Por que o link não é privado?

É comum acreditar que um relatório está protegido porque o endereço é longo, difícil de memorizar ou foi enviado apenas para um grupo específico.

Na prática, isso não cria uma camada real de segurança.

Um link público pode ser:

• encaminhado por e-mail ou aplicativos de mensagem;
• salvo em favoritos;
• inserido em documentos;
• compartilhado fora da empresa;
• incluído em páginas públicas;
• registrado em históricos de navegação;
• capturado em imagens ou gravações;
• acessado por qualquer pessoa que obtenha o endereço.

A dificuldade de descobrir um endereço não substitui autenticação, autorização e controle de acesso.

Quais dados podem ficar expostos?

O risco não está limitado ao que aparece imediatamente na primeira página do relatório.

Dependendo da estrutura do dashboard e das configurações utilizadas, o relatório pode permitir:

• navegação entre páginas;
• aplicação de filtros;
• detalhamento de informações;
• uso de drill-down e drill-through;
• consulta de dados agregados;
• visualização de tooltips;
• exportação ou captura de resultados;
• descoberta de informações que não estavam evidentes na visão inicial.

A Microsoft também alerta que ocultar tabelas, colunas, medidas, visuais ou páginas não representa uma medida de segurança. O controle efetivo deve ser aplicado no modelo semântico por recursos como RLS e OLS, além da correta gestão de permissões.

Veja as orientações oficiais em Compartilhar e colaborar em relatórios e dashboards do Power BI.

Principais riscos do compartilhamento público

Exposição de informações estratégicas

Relatórios comerciais podem revelar faturamento, margem, desempenho por região, metas, carteira de clientes, preços ou resultados de produtos.

Mesmo que os dados pareçam simples isoladamente, o conjunto pode fornecer informações estratégicas para concorrentes, fornecedores ou terceiros.

Vazamento de dados pessoais

Dashboards podem conter nomes, e-mails, documentos, matrículas, indicadores de desempenho, dados de atendimento ou outras informações relacionadas a pessoas.

A publicação aberta pode gerar impactos relacionados à privacidade e às obrigações previstas na LGPD.

Falta de identificação do usuário

Em um link público, a empresa normalmente não sabe quem acessou o relatório.

Sem autenticação, torna-se difícil responder perguntas como:

• quem visualizou o dashboard;
• quando o acesso ocorreu;
• de qual empresa ou área veio o acesso;
• quais relatórios foram consultados;
• se um usuário ainda deveria ter acesso;
• se houve compartilhamento indevido.

Ausência de revogação individual

Quando o endereço é público, não é possível retirar o acesso de uma única pessoa mantendo os demais usuários ativos.

A alternativa costuma ser remover ou substituir completamente a publicação, afetando todos que utilizavam o link.

Dificuldade de auditoria

Sem login individual, a organização perde parte importante da rastreabilidade.

Isso limita a capacidade de monitorar utilização, investigar incidentes e comprovar controles de segurança.

Perda de controle sobre o compartilhamento

Depois que o endereço foi enviado, a empresa não consegue controlar quantas vezes ele será encaminhado ou em quais ambientes será utilizado.

O link pode continuar circulando mesmo depois que um projeto, contrato ou relacionamento comercial foi encerrado.

Link público, compartilhamento seguro ou Embedded?

As opções atendem objetivos diferentes.

| Forma de distribuição | Autenticação | Controle por usuário | Uso recomendado | |---|---:|---:|---| | Publicar na Web | Não | Não | Dados totalmente públicos | | Compartilhamento pelo Power BI Service | Sim | Sim | Colaboração interna ou usuários licenciados | | Inserção segura em portal interno | Sim | Sim | Intranets e portais corporativos | | Power BI Embedded | Sim, pela aplicação | Sim | Clientes, parceiros e grandes grupos de usuários | | Portal Power BI Embedded | Sim | Sim | Distribuição centralizada, personalizada e auditável |

O modelo adequado depende do público, do licenciamento, da quantidade de usuários e do nível de governança necessário.

O compartilhamento pelo Power BI Service é seguro?

O compartilhamento tradicional do Power BI Service utiliza autenticação e permissões associadas aos usuários.

Nesse cenário, o destinatário precisa entrar com uma conta autorizada e possuir o licenciamento ou acesso compatível com o ambiente onde o conteúdo está publicado.

Esse modelo é adequado principalmente para colaboração interna, equipes menores e usuários que já fazem parte do ecossistema Microsoft da organização.

Porém, quando existe uma grande quantidade de clientes, fornecedores, unidades ou visualizadores externos, o gerenciamento individual pode ficar mais complexo e aumentar o custo de licenciamento.

O que é a inserção segura em um portal?

A Microsoft também disponibiliza uma opção de incorporação segura para portais internos.

Nesse modelo, o relatório respeita as permissões do Power BI e recursos como RLS e OLS. Apenas usuários autenticados e autorizados conseguem visualizar o conteúdo.

A documentação oficial pode ser consultada em Inserir um relatório em um portal ou site seguro.

Essa alternativa pode atender portais internos, mas os usuários ainda dependem de autenticação no ambiente Microsoft e das regras de licenciamento aplicáveis.

Como o Power BI Embedded resolve esse cenário?

O Power BI Embedded permite incorporar relatórios dentro de uma aplicação ou portal protegido.

No modelo Embed for your customers, também conhecido como App Owns Data, a aplicação é responsável por autenticar o usuário e solicitar um token temporário para apresentar o relatório autorizado.

Os visualizadores não precisam entrar diretamente no Power BI nem possuir uma licença individual do Power BI apenas para consumir o conteúdo incorporado.

Esse modelo é indicado para:

• clientes externos;
• fornecedores;
• franqueados;
• representantes;
• associados;
• cooperados;
• usuários de plataformas SaaS;
• empresas com centenas ou milhares de visualizadores.

A documentação da Microsoft detalha esse cenário em Embed for your customers.

Benefícios de um portal autenticado

Controle individual de usuários

Cada pessoa acessa o ambiente com sua própria identidade.

A empresa pode incluir, bloquear ou remover usuários sem alterar o acesso dos demais.

Permissões por relatório e menu

O portal pode apresentar somente os conteúdos autorizados para cada perfil, empresa, área ou unidade.

Aplicação de RLS

A segurança em nível de linha permite que diferentes usuários visualizem o mesmo relatório, mas com dados filtrados conforme suas permissões.

Um cliente pode visualizar apenas sua própria operação, enquanto a equipe interna acompanha uma visão consolidada.

Auditoria de acessos

Um ambiente autenticado pode registrar informações como usuário, relatório acessado, data, horário e origem do acesso.

Experiência personalizada

A aplicação pode utilizar domínio próprio, logotipo, cores, menus, páginas e organização alinhados à identidade da empresa.

Distribuição em escala

A capacidade Embedded atende o processamento dos relatórios, permitindo distribuir informações para um grande número de visualizadores sem multiplicar licenças individuais.

Como verificar se sua empresa utiliza links públicos?

A revisão deve começar pelo portal de administração do Power BI e pelos workspaces da organização.

Algumas ações recomendadas são:

1. identificar relatórios publicados na Web;
2. verificar quais dados estão disponíveis em cada relatório;
3. confirmar se o conteúdo pode ser realmente público;
4. remover publicações que contenham informações internas;
5. revisar permissões de workspaces e aplicativos;
6. aplicar RLS ou OLS quando necessário;
7. definir uma política formal de compartilhamento;
8. orientar desenvolvedores e usuários sobre os riscos;
9. substituir links públicos por alternativas autenticadas.

Também é recomendável restringir a criação de novos códigos de Publicar na Web às pessoas autorizadas, conforme as configurações administrativas disponíveis no tenant.

Quando o Publicar na Web pode ser utilizado?

O recurso pode ser utilizado quando existe uma decisão consciente de tornar a informação pública.

Alguns exemplos são:

• dados públicos de transparência;
• indicadores institucionais abertos;
• estatísticas sem informações confidenciais;
• resultados de pesquisas destinadas ao público;
• conteúdos demonstrativos sem dados reais;
• dashboards de marketing preparados para divulgação.

Antes da publicação, é importante confirmar que todos os dados do relatório e do modelo podem ser visualizados por qualquer pessoa.

Na dúvida, a recomendação é não utilizar o link público.

Power Insight: uma alternativa segura para distribuir dashboards

A Microsoft oferece as APIs, os recursos de segurança e a capacidade necessária para criar soluções com Power BI Embedded.

Entretanto, desenvolver um portal completo exige estruturar autenticação, geração de tokens, controle de usuários, permissões, RLS, menus, auditoria, monitoramento e manutenção contínua.

A Power Insight reúne esses recursos em um portal Power BI Embedded pronto para o mercado.

Com a plataforma, a empresa pode disponibilizar seus dashboards em um ambiente autenticado e personalizado, com recursos como:

• domínio próprio e white-label;
• controle de usuários e grupos;
• permissões por relatório;
• integração com Microsoft Entra ID;
• Single Sign-On;
• aplicação de RLS;
• auditoria de acessos;
• organização dos conteúdos em menus;
• inventário de relatórios;
• monitoramento de atualizações;
• acompanhamento de capacidades Microsoft Fabric;
• envio programado de relatórios;
• aplicativo e modo TV;
• integração com inteligência artificial.

Assim, a empresa deixa de depender de links públicos e passa a distribuir seus dados em um ambiente controlado, profissional e preparado para crescer.

Conheça o Portal Power BI Embedded da Power Insight e veja como compartilhar dashboards com clientes, parceiros e colaboradores sem expor informações estratégicas na internet.