Power BI Embedded: entenda como funciona e conheça seus benefícios

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O Power BI tornou-se uma das principais ferramentas de análise de dados do mercado. Empresas de diferentes setores utilizam a plataforma para transformar dados em indicadores, dashboards e informações que apoiam decisões operacionais e estratégicas.

Entretanto, à medida que o número de relatórios e usuários aumenta, surge um novo desafio: como distribuir essas informações de forma segura, organizada e financeiramente sustentável?

O Power BI Embedded é uma das alternativas disponíveis para resolver esse cenário. A tecnologia permite incorporar relatórios e dashboards do Power BI dentro de portais, sistemas, aplicativos e áreas exclusivas para clientes.

Com isso, os usuários não precisam necessariamente acessar o ambiente tradicional do Power BI para visualizar seus indicadores. Toda a experiência pode acontecer dentro de um portal personalizado, com identidade visual, menus, regras de acesso e recursos definidos pela empresa.

O que é Power BI Embedded?

O Power BI Embedded é a tecnologia de análise incorporada da Microsoft.

Ela permite inserir conteúdos do Power BI, como relatórios, dashboards, blocos e relatórios paginados, dentro de uma aplicação Web, portal corporativo ou sistema.

Segundo a documentação da Microsoft, a análise incorporada permite oferecer experiências de dados diretamente nas aplicações utilizadas pelos usuários. Dessa forma, eles não precisam sair do sistema para consultar informações ou tomar decisões.

Na prática, em vez de encaminhar o usuário para o Power BI Service, a empresa pode disponibilizar os relatórios em ambientes como:

portal corporativo;
área do cliente;
sistema SaaS;
intranet;
aplicativo Web;
portal de fornecedores;
plataforma para franquias ou unidades;
sistema de gestão já utilizado pela organização.

O usuário acessa o ambiente da empresa, realiza sua autenticação e visualiza somente os relatórios e dados para os quais possui permissão.

A documentação oficial sobre análise incorporada pode ser consultada na área de Power BI Embedded Analytics da Microsoft.

Como funciona o Power BI Embedded?

Os relatórios continuam sendo desenvolvidos normalmente no Power BI Desktop. Depois disso, são publicados em um workspace do Power BI ou do Microsoft Fabric.

A diferença está na forma como esses relatórios são distribuídos.

Uma aplicação se comunica com o Power BI por meio das APIs e dos recursos de desenvolvimento disponibilizados pela Microsoft. Essa aplicação identifica o usuário, verifica suas permissões e solicita um token temporário para apresentar o conteúdo autorizado.

Na prática, a economia com o portal Power Insight pode chegar a cerca de 90% de redução de custos conforme a quantidade de usuários — mesma governança, marca própria e sem licença Pro por visualizador.

Relatórios e modelos semânticos publicados no Power BI;
Uma capacidade dedicada para processar os relatórios;
Uma aplicação ou portal para apresentar o conteúdo;
Um mecanismo de autenticação dos usuários;
Integração com as APIs do Power BI;
Regras para controlar relatórios, páginas e dados disponíveis.

Para testes de desenvolvimento, a Microsoft permite utilizar tokens de avaliação. Em ambientes de produção, entretanto, é necessário contratar uma capacidade compatível com a solução Embedded.

Essa capacidade pode estar associada a ofertas como Power BI Embedded no Azure ou Microsoft Fabric, dependendo da arquitetura e do licenciamento escolhidos pela empresa.

Veja o Power BI Embedded funcionando na prática

Além da documentação técnica, a Microsoft disponibiliza o Power BI Embedded Playground, um ambiente interativo no qual desenvolvedores e empresas podem explorar diferentes possibilidades de incorporação.

No Playground, é possível visualizar exemplos de:

incorporação de relatórios;
aplicação de filtros;
navegação entre páginas;
personalização da experiência;
interação com os visuais;
controle de recursos do relatório;
comunicação entre o relatório e a aplicação.

A ferramenta ajuda a entender que o Power BI Embedded não serve apenas para exibir um dashboard dentro de um site.

Por meio das APIs e bibliotecas da Microsoft, a aplicação pode controlar diferentes elementos da experiência, reagir às interações do usuário e integrar os relatórios aos processos do sistema.

Acesse o Power BI Embedded Playground da Microsoft para conhecer alguns desses recursos na prática.

Embed for your customers: compartilhamento para clientes

Um dos principais modelos de utilização é chamado pela Microsoft de Embed for your customers, também conhecido como App Owns Data.

Nesse modelo, o aplicativo é responsável pela autenticação e pela experiência do usuário.

O usuário final não precisa entrar diretamente no Power BI. Ele também não precisa, necessariamente, possuir uma licença individual do Power BI para visualizar o conteúdo incorporado.

A própria aplicação autentica-se no ambiente Microsoft por meio de uma identidade configurada, como uma entidade de serviço, e gera os tokens necessários para apresentar os relatórios.

A Microsoft recomenda esse cenário para aplicações voltadas a terceiros, como aquelas desenvolvidas por fornecedores independentes de software, plataformas SaaS e empresas que precisam distribuir indicadores para clientes externos.

Esse modelo pode ser utilizado para atender:

clientes;
fornecedores;
representantes;
associados;
cooperados;
franqueados;
parceiros comerciais;
unidades empresariais;
usuários de uma plataforma SaaS.

É justamente nesse cenário que o Embedded se torna uma alternativa interessante para empresas com centenas ou milhares de visualizadores.

A documentação da Microsoft sobre esse modelo está disponível no guia Embed for your customers.

Quais são os benefícios do Power BI Embedded?

Experiência integrada

Os usuários acessam os indicadores no mesmo ambiente em que já realizam outras atividades.

Por exemplo, uma empresa de logística pode apresentar indicadores de entregas dentro do portal do cliente. Uma plataforma de gestão pode disponibilizar análises financeiras dentro do próprio sistema.

Isso reduz mudanças de contexto e torna o uso dos dados mais natural.

O relatório passa a fazer parte do processo da empresa, em vez de funcionar como uma ferramenta separada.

Portal com identidade visual própria

O Power BI Embedded permite que a experiência seja apresentada com a marca da empresa.

O portal pode utilizar:

domínio próprio;
logotipo;
cores personalizadas;
menus exclusivos;
páginas de apoio;
atalhos;
organização por áreas ou assuntos.

Além de melhorar a experiência do usuário, essa personalização ajuda a padronizar o acesso às informações.

O usuário não precisa conhecer a estrutura de workspaces, aplicativos ou ambientes do Power BI. Ele simplesmente acessa um portal organizado conforme seu perfil.

Menor dependência de licenças por visualizador

No modelo App Owns Data, os usuários da aplicação não precisam possuir uma licença individual do Power BI apenas para visualizar os relatórios incorporados.

Os desenvolvedores e responsáveis pela publicação dos relatórios continuam utilizando o licenciamento adequado, mas o consumo pelos usuários finais passa a ser suportado por uma capacidade.

Isso pode ser especialmente vantajoso em projetos que possuem muitos visualizadores e poucos desenvolvedores.

A economia real dependerá de fatores como:

quantidade de usuários;
número de acessos simultâneos;
complexidade dos relatórios;
volume de atualizações;
capacidade contratada;
tempo de utilização;
arquitetura adotada.

Por isso, o Embedded não deve ser tratado somente como uma forma de eliminar licenças. Ele representa uma mudança no modelo de distribuição e licenciamento dos relatórios.

Compartilhamento com usuários externos

O Embedded facilita a distribuição de relatórios para pessoas que não fazem parte da estrutura interna da empresa.

Em vez de cadastrar todos os clientes ou fornecedores diretamente no ambiente corporativo do Power BI, a organização pode administrar os acessos pelo próprio portal.

Isso também permite que cada cliente encontre seus indicadores em um ambiente organizado, com login, menus e identidade visual definidos para aquele projeto.

O modelo é especialmente útil para empresas que oferecem relatórios como parte de seus produtos ou serviços.

Segurança e controle de acesso

Power BI Embedded não deve ser confundido com o recurso Publicar na Web.

No Publicar na Web, o relatório pode ficar acessível publicamente e não deve ser utilizado para informações confidenciais.

No Embedded, o conteúdo é apresentado por meio de uma aplicação protegida, utilizando autenticação, permissões e tokens de acesso.

A empresa também pode utilizar recursos como Row-Level Security, ou RLS, para controlar quais dados cada usuário pode visualizar.

Por exemplo, um gestor regional pode acessar apenas os dados de sua região, enquanto a diretoria visualiza o resultado consolidado.

Esse controle pode ser combinado com perfis de acesso, grupos, empresas, filiais, clientes ou unidades de negócio.

Personalização da experiência

Além de simplesmente mostrar um relatório, a aplicação pode controlar diferentes componentes da experiência.

É possível definir:

relatório inicial;
páginas disponíveis;
filtros;
navegação;
painéis favoritos;
recursos de exportação;
menus por perfil;
relatórios por cliente;
funções exibidas na tela;
comportamento dos elementos incorporados.

As APIs do Power BI também permitem criar experiências mais avançadas, incluindo a criação, edição e salvamento de relatórios incorporados, desde que a arquitetura e as permissões necessárias sejam configuradas.

Escalabilidade

Uma solução Embedded pode crescer de acordo com a demanda.

A empresa pode iniciar com uma determinada capacidade e acompanhar métricas como:

quantidade de usuários;
acessos simultâneos;
tempo de carregamento;
consumo de processamento;
duração das consultas;
frequência das atualizações;
períodos de maior utilização.

Com base nesses dados, a capacidade pode ser ajustada para acompanhar o crescimento da operação.

Esse modelo também permite avaliar se os relatórios estão bem otimizados ou se determinados modelos semânticos estão consumindo recursos acima do esperado.

Centralização dos relatórios

Outro benefício é a possibilidade de concentrar relatórios de diferentes áreas em um único ambiente.

Em vez de distribuir links separados, a organização pode criar menus para áreas como:

financeiro;
comercial;
operações;
recursos humanos;
suprimentos;
logística;
diretoria;
clientes;
fornecedores.

Cada usuário visualiza somente os conteúdos autorizados para seu perfil.

Isso melhora a organização, simplifica o acesso e reduz a dependência de links enviados por e-mail ou mensagens.

Integração com outros recursos

Como o relatório está dentro de uma aplicação, ele pode ser combinado com outros recursos.

O portal pode incluir:

documentos;
formulários;
links externos;
notícias;
manuais;
vídeos;
assistentes de inteligência artificial;
notificações;
informações de suporte;
integrações com outros sistemas.

Essa flexibilidade permite transformar o portal em um ambiente completo de informações, e não apenas em uma tela de visualização de dashboards.

Power BI Embedded é indicado para qualquer empresa?

O Embedded tende a gerar mais valor quando existe ao menos uma das seguintes necessidades:

grande quantidade de visualizadores;
compartilhamento de relatórios com clientes;
distribuição de dados para usuários externos;
portal com marca própria;
controle centralizado de acessos;
integração dos relatórios com um software;
experiência personalizada;
redução da dependência de licenças individuais;
necessidade de auditoria e monitoramento;
uso do Power BI como recurso de uma plataforma SaaS.

Para equipes pequenas, que utilizam o Power BI exclusivamente para colaboração interna, o licenciamento por usuário pode continuar sendo uma solução mais simples.

A decisão deve considerar não apenas o custo das licenças, mas também a experiência do usuário, a segurança, a governança e o esforço necessário para desenvolver e manter a aplicação.

É necessário desenvolver um portal?

Para utilizar o modelo App Owns Data, a empresa precisa de uma aplicação responsável pela autenticação, pela comunicação com as APIs e pela incorporação dos relatórios.

Esse portal pode ser desenvolvido internamente. Porém, um projeto próprio normalmente exige conhecimentos em:

desenvolvimento front-end e back-end;
APIs REST do Power BI;
SDKs de incorporação;
Microsoft Entra ID;
entidades de serviço;
geração e renovação de tokens;
segurança;
gestão de usuários;
RLS;
auditoria;
monitoramento da capacidade.

A Microsoft disponibiliza documentação, exemplos e bibliotecas para auxiliar os desenvolvedores na criação dessas aplicações.

O processo normalmente envolve configurar uma aplicação no Microsoft Entra ID, definir uma identidade de incorporação, obter os parâmetros do relatório, realizar a autenticação no servidor e incorporar o conteúdo na aplicação.

A documentação principal para desenvolvedores pode ser consultada em Power BI Embedded Analytics.

Outra alternativa é utilizar um portal pronto de mercado.

Power Insight: portal Power BI Embedded pronto para uso

A Microsoft oferece a tecnologia, as APIs e os recursos necessários para incorporar relatórios do Power BI em aplicações.

Entretanto, desenvolver um portal completo exige estruturar autenticação, geração de tokens, controle de usuários, permissões, menus, segurança, auditoria, monitoramento e manutenção contínua.

A Power Insight transforma esses recursos em uma solução pronta de mercado.

Com o Portal Power BI Embedded da Power Insight, a empresa pode disponibilizar seus relatórios em um ambiente personalizado, sem precisar desenvolver toda a estrutura do zero.

A plataforma reúne recursos como:

identidade visual personalizada;
domínio próprio;
controle de usuários e grupos;
organização dos relatórios em menus;
integração com Microsoft Entra ID;
Single Sign-On;
controle de acesso;
aplicação de RLS;
auditoria de utilização;
inventário de relatórios;
monitoramento de atualizações;
acompanhamento de capacidades Microsoft Fabric;
exibição de indicadores em modo TV;
acesso por aplicativo;
envio programado de relatórios;
integração com inteligência artificial.

Com isso, a empresa pode concentrar seus esforços na criação dos indicadores e na análise dos dados, enquanto a Power Insight oferece a estrutura necessária para distribuir e administrar os relatórios.

Conheça o Portal Power BI Embedded da Power Insight e veja como disponibilizar relatórios em um portal pronto, personalizado e desenvolvido especificamente para o ecossistema Power BI e Microsoft Fabric.